PDF-Workflow

Warum PDF?

Es gibt heute eine Fülle von Dateiformaten, die sich einer mehr oder weniger grossen Beliebtheit erfreuen. Die wenigsten davon sind für den Dokumentenaustausch und noch wenigere für den Dokumentendruck geeignet. Die wohl verbreitetsten Formate sind jene, die den Microsoft Office Anwendungen entstammen. Diese sind es auch, welche am häufigsten für unliebsame Überraschungen sorgen, wenn es darum geht Dokumente weiterzugeben, oder gar für den Druck anzuliefern. Gleich vorweg - Drucken lässt sich heute prinzipiell fast alles. Schwierig ist hingegen, dafür zu sorgen, dass die Dateien beim Transport von einem System auf das andere keine Veränderungen im Layout erfahren.

Die meisten offenen Dateiformat, also solche die sich vollständig verändern und bearbeiten lassen, (dies sind meist die Standartformate einer Anwendung, z.B. Word --> .doc) beziehen bestimmte Informationen vom System, auf dem Sie geöffnet wurden. So z.B. auch die Schriftarten. Dies ist der Grund, warum eine Schriftart auf jedem System, auf dem die Datei geöffnet werden soll, installiert sein muss. Das heißt, wenn man offene Dateiformate von einem System auf ein anderes transportiert, dann müssen auf dem Zielsystem exakt die gleichen Bedingungen herrschen wie auf dem Ursprünglichen. Je nach Dateiformat, ist dies in der Praxis nahezu nicht zu realisieren.

Offene Formate enthalten viel mehr Informationen. Oft auch solche, die man eigentlich lieber nicht weitergeben würde (Word-Dokumente speichern fast ihre gesamte Entstehungsgeschichte mit, das kann manchmal peinlich werden, wenn der Empfänger es versteht, ihnen diese Informationen zu entlocken.), und die eigentlich auch niemand wirklich braucht. Daher sind diese Dateien häufig um ein Vielfaches größer, als portable Alternativformate.

Welche Voraussetzungen muss eine Datei für den Dokumentenaustausch und den Druck erfüllen?

Sie muss alle Informationen enthalten die zur korrekten Darstellung auf jedem beliebigen System nötig sind.Sie sollte keine unnötigen (versteckten) Informationen enthalten, damit Sie wissen, was Sie weitergeben.Die Darstellung darf nicht von Gegebenheiten außerhalb der eigentlichen Datei (Programmversion, Betriebssystem...) abhängig sein.Die Datei sollte überall gleich dargestellt werden.Das Dateiformat sollte aus jeder Anwendung, aus der man drucken kann erstellbar sein.

Es gibt derzeit nur ein Dateiformat, was alle der oben genannten Voraussetzungen erfüllen kann: Das PDF (Portable Document Format). Wir schreiben bewusst "erfüllen kann", da man ein PDF richtig erstellen muss damit es alle Voraussetzungen erfüllt. Wie bei jeder Sache, die einem viele Möglichkeiten bietet, kann man auch hier ein paar Dinge falsch machen. Wie kompliziert, oder wie einfach die ganze Angelegenheit wird, hängt in erster Linie von der Anwendung ab, mit der ein PDF erstellt wird.

Was ist ein PDF?

Das PDF ist wie Sie sicher schon bemerkt haben ein Dateiformat für den Dokumentenaustausch. Es wurde von der Firma Adobe aus dem PostScript-Format heraus entwickelt. Um zu verstehen, was ein PDF ist sollten wir uns also zunächst einmal ansehen was überhaupt PostScript ist. PostScript ist eine, ebenfalls von Adobe entwickelte Seitenbeschreibungssprache, ähnlich HTML (Hypertext Markup Language). Es dient sozusagen als Arbeitsanweisung für den Drucker, indem es Ihm sagt, wie die Seite aussehen soll, die er drucken muss. Nun kann man das, was der Computer dem Drucker übermittelt aber auch abfangen und in eine Datei Speichern, die man später einfach wieder auf den Drucker schickt. Es ist also wie ein Ausdruck, nur eben ohne Papier. Somit hat man schon eine recht portable Datei. Leider funktionierte das in der Theorie besser als in der Praxis, da der Informationsgehalt von PostScript-Dateien sich gehörig unterscheiden kann und stark von der so genannten PostScript Printer Description (PostScript Druckerbeschreibung), einer Datei, die dem Treiber mitteilt, was der Drucker alles kann, abhängt.

Aus diesem Grund hat Adobe ein Format entwickelt, was nur die benötigten Informationen enthält, und außerdem alles beinhaltet, um ein Dokument richtig und systemunabhängig darzustellen. Das PDF war geboren. Vereinfacht gesprochen ist ein PDF ein Container, der alles aufnimmt, was die enthaltene PostScript-Datei benötigt, um richtig dargestellt zu werden. Daher wird ein PDF auch oft aus einer PostScript-Datei heraus erzeugt. Diese Tatsache macht es möglich, dass man aus nahezu jeder Anwendung heraus, PDF-Dateien erzeugen kann. PDF eignet sich somit auch bedingt, als Dokumentenschnittstelle zwischen Textverarbeitungs- und Grafikanwendungen.

Wie erstellt man ein PDF?

In den meisten Fällen ist der Vorgang der gleiche, wie ein Druckvorgang. Es gibt inzwischen eine Fülle von Programmen, mit denen sich PDFs erstellen lassen. Die professionellste Lösung ist wohl Acrobat von Adobe (nicht zu verwechseln mit Acrobat Reader oder Adobe Reader, diese sind nur zum Öffnen und Drucken von PDF-Dateien). Acrobat bietet eine Menge an Optionen und Zusatzfunktionen, und erlaubt es außerdem, fertige PDF-Dateien nachträglich (mit eingeschränkten Möglichkeiten) zu bearbeiten. Dieser Funktionsumfang hat natürlich seinen Preis.

Es gibt aber auch eine Menge Anwendungen, die wesentlich billiger, oder sogar kostenlos zu haben sind (z.B. PDF995), und ebenfalls gute Dienste leisten. Immer mehr Anwendungen bieten einen direkten Export in PDF an.

Besonders erwähnt sei hier das freie Officepaket "OpenOffice.org", welches einen fantastischen Funktionsumfang bietet und unserer Meinung nach, andere, verbreitetere Officepakete in vielen Bereichen in den Schatten stellt. Es hat einen besonders einfachen und schnellen PDF-Export, und ist außerdem für jedermann kostenlos zu haben. Ein Blick auf www.openoffice.org lohnt sich auf alle Fälle. Den vielen ehrenamtlichen Entwicklern sei an dieser Stelle nochmals herzlich gedankt.Haben Sie erst einmal eine Anwendung mit der Sie ihr PDF erstellen wollen, dann machen Sie sich mit der grundlegenden Funktionsweise vertraut. Wir können und wollen hier die Hilfe-Datei, oder das Handbuch nicht ersetzen.

Weitere Infos hierzu finden Sie hier.

Folgende Punkte sollten sie beachten, wenn Sie PDF-Dateien für den Druck erstellen:

- Alle verwendeten Schriftarten müssen eingebettet werden (auch Standardschriften)
- Bilder nicht Komprimieren
- Auflösungen von Grafiken auf 300 dpi reduzieren
- PS-Level 2 verwenden.

Bei manchen Programmen fehlen besondere Einstellungsmöglichkeiten. In diesem Falle können Sie zwischen verschiedenen Standardprofilen wählen (z.B. "Optimiert für: Bildschirm, Portabilität, Druck, Druckvorstufe..."). Sie sollten sich dann für "Optimiert für Druck" entscheiden.

Was bringt mir die Nutzung des PDF-Formates?

Nun - kurz gesagt: Gewissheit.

Nämlich die Gewissheit, dass Ihre Dokumente nach dem Druck, oder beim Emailempfänger so aussehen, wie sie das auf Ihrem Bildschirm taten. Egal mit welcher Anwendung Sie diese erstellt haben, und egal auf welchem System sie geöffnet werden. Der Acrobat- oder Adobe Reader, ein Leseprogramm für PDF-Dateien, ist inzwischen für nahezu jedes Betriebssystem kostenlos im Internet erhältlich. Somit sind Sie nicht auf das Vorhandensein von teuren Erstellungsprogrammen beim Empfänger angewiesen, und außerdem Betriebssystem unabhängig. Durch die hohe Sicherheit des PDF-Formates können Sie Druckdateien bequem per Email anliefern. Das lästige Korrigieren der Word-Dokumente entfällt. Sie sparen wertvolle Zeit, dann wenn Sie sie am nötigsten brauchen. Denn, nur selten rechnet man damit, dass sich an der Datei, die man schon zigmal geöffnet und bearbeitet hat, plötzlich etwas ändert.Sie können sicher sein, dass Ihr Dokument keine, vielleicht kompromittierenden Informationen enthält, von denen Sie eigentlich dachten, sie wären gelöscht.Alles in allem, ist das PDF eine sichere Sache!Sie sind neugierig geworden und möchten mehr erfahren?Dann sprechen Sie mit uns. Wir finden sicher auch für Sie eine passende Dokumentenlösung.

Viele interessante Informationen über das PDF-Format finden Sie auch im Internet unter :

http://www.adobe.de
http://de.wikipedia.org/wiki/Pdf